Мұрағат-бүгінгі күні «архив» ол–тарихи, мәдени, ғылыми немесе практикалық құндылығы бар құжаттарды жинайтын, жүйелейтін және мәңгілік сақтайтын мекеме немесе орын.
Архивтің негізгі маңызы -құжаттарды сақтау, яғни мемлекеттік, тарихи және мәдени маңызы бар құжаттарды, қолжазбаларды, фото-киноматериалдарды сақтау.
Архивтің қызметі-ақпараттық қызмет көрсету-яғни сұраулар бойынша деректерді ұсыну, ол ұлттық мұраның бір бөлігі ретінде елдің саяси, экономикалық және мәдени дамуы туралы мәліметтері шоғырланған жер.
Батыс Қазақстан облысының қылмыстық істер жөніндегі мамандандырылған ауданаралық сотының ведомстволық архиві сот құрылғаннан, яғни 2010 жылдан бастап қылмыстық істерді, нарядттарды, журналдарды «05 »наурыз 2019 жылғы № 6001-16-7-6/89 іс жүргізу ережесіне сәйкес сақтап келеді.
Істер номенклатурасы, ведомстволық архивтің ережесі, сараптау комиссиясының ережесі, архив паспорты, сақталатын істер актісі мен тізімдемесі, сонымен қатар сақтау мерзімі аяқталған істерді жою туралы актілер де мемлекеттік архивпен келісіліп, бекітіледі.
Өз кезегінде қаралып аяқталған қылмыстық істер алыс беріс актісімен сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, 2023 жылғы 8 маусымдағы №6001-23-7-4/129 Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігі, оның ішінде: облыстардағы, астанадағы және республикалық маңызы бар қалалардағы аумақтық бөлімшелер жергілікті және басқа да соттардың қызметінде жасалатын құжаттар тізбесіне сәйкес жергілікті мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсырылады.
Ұзақ мерзімді (10 жылдан астам) сақталатын істер, құжаттар тізімдемесі 4 данада жасалады. Бекітілгеннен кейін оның бір данасы мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің архивіне беріледі, ал үш данасы ұйымның архивінде қалады.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні жасау тәртібіне сәйкес, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт істер, құжаттар тізімдемесімен қатар жасалады. Актіге құжаттардың құндылығына сараптама жүргізілетін жылдың 1 қаңтарына дейін сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті уәкілетті орган бекітетін нысан бойынша жасалады.
Актіде жеке істердің тақырыптары немесе біртектес істердің топтық тақырыптары көрсетіледі.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК-мен (СК), мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе ЖАО СТК-мен келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекітеді.
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті екі данада жасалады, оның біреуі мемлекеттік архивке, Қазақстан Республикасы Президентінің архивіне, екіншісі ұйым архивіне тапсырылады.
Сақтау мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.
Архив қоймалары оқшауланған үй-жайларда орналасады.
Бөгде адамдар архив қоймасына ұйым басшысының рұқсатымен және ұйым архиві қызметкерінің қатысуымен ғана кіргізіледі.
Архив қоймалары химиялық заттарды немесе азық-түлік өнімдерін сақтаумен немесе қолданумен байланысты зертханалық, өндірістік және қойма үй-жайларынан алыс орналастырылады.
Архив қоймалары негізгі өрт сөндіру құралдарымен жабдықталады. Ұйым архиві үй-жайларының өрт сөндіру жүйелерінде және құралдарында бейтарап, құжаттар үшін қауіпсіз заттар қолданылады.
Архив қоймаларында отты, қыздыру құралдарын қолдануға рұқсат етілмейді. Олардың ішінде газ, су, кәріз құбыржолдарын және басқа да магистралдық құбыржолдарды орналастыруға рұқсат етілмейді.
Табиғи немесе жасанды желдеткіш, ауа алмасу дүркінділігі сағатына 2-3 рет болса, терезесіз үй-жайларды архив қоймалары ретінде пайдалануға рұқсат етіледі.
Ұйым архиві үй-жайларының сыртқы есіктері металмен қапталады және берік ысырмалары болады. Жұмыс уақытында архив қоймалары кілтпен жабылады. Жұмыстан тыс уақытта архивтің барлық үй-жайларына мөр басылады немесе пломбаланады. Мөр (пломбир) кілттермен бірге ұйым бойынша кезекшіге, күзетшіге немесе ішкі тәртіп қағидаларында белгіленген орынға тапсырылады.
Ұйым архивінен құжаттарды ғимараттан тысқары жерге алып шығу ұйым басшысы белгілеген тәртіппен арнайы рұқсаттамалар бойынша ғана жүзеге асырылады.
Архив қоймалары күзет дабылдарымен жабдықталады. Орналасуы сырттан кіруге мүмкіндік беретін терезелерге металл торлар орнатылады.
Архив қоймаларындағы электр өткізгіш жасырын салынады, герметикалық штепсельдік розеткалар пайдаланылады. Ортақ және әр қабаттағы ажыратқыштар архив қоймаларынан тысқары орналастырылады.
Құжаттарды еденге, терезе алдына, баспалдақ алаңдарына қоюға немесе реттемей үйіп қоюға жол берілмейді.
Архив қоймалары, стеллаждар, шкафтар (сейфтер) және олардың сөрелері араб цифрларымен нөмірленеді. Стеллаждар және шкафтар (сейфтер) архив қоймасына кірген жерден солдан оңға қарай, олардың сөрелері – жоғарыдан төмен қарай жеке-жеке нөмірленеді.
Архив қоймаларындағы температуралық-ылғалдылық режим тиісті бақылау-өлшеу аспаптарының көрсеткіштері негізінде ауаның температурасы мен салыстырмалы ылғалдылығы параметрлерін үнемі өлшеп тұру жолымен бақыланады. Ауа бапталатын үй-жайларда аптасына екі рет, климаты реттелмейтін үй-жайларда аптасына үш рет параметрлерді өлшеу жүзеге асырылады.
Архив қоймаларында санитариялық-биологиялық тұрғыдан қауіпті (өңездің, жәндіктердің, кеміргіштердің, шаңның пайда болуын), желдетілмейтін аймақтардың пайда болуына жол бермейтін ауа айналымы қамтамасыз етіледі.
Жылдың жылы уақытында ашылатын терезелер, сондай-ақ архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдету тесіктері және желдету жүйелерінің сыртқы тесіктері ұяшықтарының диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен жарақтандырылады.
Архив қоймаларына сырт киімдермен, дымқыл және лас аяқ киіммен кіруге, азық-түлік өнімдерін сақтау мен пайдалануға рұқсат берілмейді.
Жылына кемінде бір рет стеллаждарды, шкафтарды, құжаттарды бастапқы қорғау құралдарын шаңнан тазалау қажет. Бұл ретте едендер, плинтустар терезе алды тақтайлары, стеллаждардың төменгі жақтары формалиннің екі пайыздық ерітіндісімен тазаланады. Архив қоймаларында аптасында кемінде екі рет дымқыл тазалау жұмысы жүргізіледі.
Бүгінгі таңда сот архивында 2010 жылдан бастап күні бүгінге дейін 843 қылмыстық іс сақталуда. Аталған істер санаты аса ауыр қылмыстар болғандықтан сақтау мерзімдері 23 жыл, 28 жылдан кем емес, яғни жою уақыты жетпеген.
А.К. Ахонова
БҚО қылмыстық істер
жөніндегі мамандандырылған
ауданаралық сот әкімшісінің
бас маманы