Келіп түскен өтініштерді, хабарламаларды, сұрау салуларды, пікірлерді Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшелері не субъектілердің жауапты қызметкерлері Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына сәйкес арнайы есепке алу журналдарында қабылдайды және тіркейді.
Өтініштердің, хабарламалардың, сұрау салулардың, пікірлердің, ұсыныстардың сканерленген нұсқалары және оларға қоса тіркелген құжаттар «Е-Өтініш» бағдарламасын тіркеу арнайы алгоритмнің 8, 9 және 10-қадамдарын кейіннен орындау үшін Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшелері қызметкерлерінің не өзге де жауапты қызметкерлердің дербес компьютерлерінің жұмыс үстелінде сақталады.
«Электрондық өтініштер» ақпараттық жүйесінің жұмысында 1 сағаттан артық техникалық іркілістер болған кезде Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшелері не жауапты тиісті тұлғалар осы оқиға туралы техникалық қызметке хабарлайды.
Сонымен бір мезгілде оқиғаның себептері мен ұзақтығын көрсете отырып, акт жасалады және оған қол қойылады.
Өтініштердің, хабарламалардың, сұрау салулардың, үн қатулардың, ұсыныстардың қағаз даналары құзыретіне сәйкес жауапты лауазымды адамдар арасында бөлу үшін субъектілердің басшылығына беріледі. Осыдан кейін өтініштерді, хабарламаларды, сұрау салуларды, пікірлерді, ұсыныстарды есепке алу журналы бойынша жауапты адамдар мен тікелей орындаушылардың жұмысына беріледі, олар журналда өз қолымен алғанын растайды.
Орындаушы өтінішті, хабарды, сұрау салуды, үн қосу мен ұсынысты Әкімшілік рәсімдік-процестік кодекстің 63-бабында белгіленген талаптарға сәйкестігін тексеруге тиіс, шағым Кодекстің 93-бабының талаптарына сәйкестігін тексеруге жатады.
Талаптарға сәйкес келмеген жағдайда орындаушы қолжетімді байланыс арналары (электрондық пошта, телефон байланысы және т.б.) арқылы өтініш берушіге қандай талаптарға сәйкес келмейтінін көрсетеді және талаптарға сәйкес келтіру үшін ақылға қонымды мерзім белгілейді.
Өтініш берушілердің хабарламасы тіркелуі тиіс.
Қажет болған жағдайда, Кодекстің 73-бабының негізінде өтініш берушіге өтініш, хабарлама, сұрау салу, үн қосу, ұсыныс бойынша алдын ала шешімге өз ұстанымын білдіруге мүмкіндік беріледі.
Тыңдау мынадай:
1) өтініш берушіні тыңдауға, оның ішінде бейнеконференцбайланыс немесе өзге де коммуникация құралдары арқылы шақырту арқылы тыңдау;
2) Ақпараттық жүйелерді пайдалану;
3) өтініш берушіге өз ұстанымын баяндауға мүмкіндік беретін байланыстың өзге де тәсілдері арқылы жүзеге асырылады.
Өтініш берушілердің хабарламасы тіркелуі тиіс.
Арызды, шағымды, хабарды, сұрау салуды, үн қатуды, ұсынысты қарау нәтижелері бойынша Кодекске сәйкес шешім қабылданады.
Өтініштерге әкімшілік актілер (жауаптар), сондай-ақ өзге субъектілерден, лауазымды тұлғалардан ақпаратты (материалдарды) талап ету туралы сұрау салулар қағаз жеткізгіштерде ресімделеді.
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшелері, жауапты лауазымды адамдар өтініш берушіге тапсыру күнін, қолын көрсете отырып, өтініштерге, хабарламаларға, сұрау салуларға, пікірлерге, ұсыныстарға әкімшілік актілерді (жауаптарды) тапсыру жөнінде шаралар қабылдайды.
Өтініш берушілер басқа елді мекендерде тұрған кезде жауаптар пошта операторлары арқылы жіберіледі.
Ақпараттық жүйе жұмысын қайта бастаған кезде Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшелерінің қызметкерлері, жауапты лауазымды адамдар қағаз жеткізгіштерде берілген тіркеу нөмірлерін қоя отырып, өтініштердің, хабарламалардың, сұрау салулардың, үн қатулардың, ұсыныстардың сканерленген даналарын электрондық тіркеуді жүзеге асырады.
Өтініштерді, хабарламаларды, сұрау салуларды, үн қатуларды, ұсыныстарды қарау барысында тіркелген барлық іс-әрекеттер, оның ішінде қағаз жеткізгіштерде салынған қарарлардың мәтіндері ақпараттық жүйеге енгізіледі.
Қағаз тасығыштарда дайындалған шығыс және ішкі құжаттарды құжаттың орындаушылары ақпараттық жүйеде нақты орындалу мерзімі туралы белгімен ресімдейді.
Р.Махина
Ақмола гарнизоны
әскери сотының
бас маманы