Правильная постановка делопроизводства в суде является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, надлежащего оформления, учета и своевременного рассмотрения судебных дел, а также исполнения судебных актов, осуществления иных задач при отправлении правосудия.
Основные правила организации делопроизводства в районных и приравненных к ним судах включают в себя подготовку, составление, оформление судебных документов, регистрацию, учет, автоматическое распределение, прохождение судебных дел, справочно-информационный поиск, контроль за исполнением, подготовку судебных дел и материалов к последующему хранению и использованию.
Делопроизводство в судах ведется канцелярией суда. Заведующий канцелярией и все работники канцелярии суда должны владеть современной компьютерной, множительной, видеозаписывающей, аудиозаписывающей техникой, эффективными формами и методами делопроизводства, знать структуру судов, нормы процессуального законодательства РК, инструкцию и другие нормативные правовые акты, постоянно повышать свой профессиональный уровень и деловую квалификацию.
Работники канцелярии районного суда периодически проходят курсы по переподготовке и повышению квалификации в Институте повышения квалификации судей и работников судебной системы при Верховном Суде Республики Казахстан. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в суде, своевременное и качественное исполнение документов несет заведующий канцелярией суда.
Рассмотрим основные правила судебного делопроизводства:
Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Вся поступившая корреспонденция регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции или в электронном виде. При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (например, по видам: исковые заявления, корреспонденция по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.).
Зарегистрированная корреспонденция передается на рассмотрение председателю районного суда. Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты, пронумерованы, заверены подписью председателя районного суда и скреплены гербовой печатью. Одновременно с регистрацией в журналах на обложке поступивших дел и материалов проставляется штамп районного суда с указанием наименования суда, порядкового номера, даты.
Работник канцелярии районного суда, на которого по распределению обязанностей возложено получение корреспонденции, проверяет целостность конвертов, бандеролей, вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов номерам, указанным на конверте.
Корреспонденция, поступившая на имя работников районного суда с отметкой «лично», передается по назначению невскрытой.
В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляется акт в трех экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с документом передается по назначению, а третий направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются во всех случаях.
Регистрационный штамп с указанием даты поступления, входящего номера и количества листов ставится на первой странице в правом нижнем углу документа. При регистрации корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода.
Исковые заявления, принятые заведующим канцелярией или главным (ведущим) специалистом районного суда, в тот же день передаются в канцелярию районного суда по гражданским делам для регистрации, а затем председателю районного суда для распределения. При наличии программного обеспечения осуществляется автоматическое распределение дел.
Также хочу отметить ключевые направления работы специалистов суда, такие, как порядок ознакомления сторон с делом, применение аудио-, видеофиксации судебных процессов, изготовление протокола судебного заседания, вложение в информационную систему «Төрелік», направление дел в вышестоящие инстанции, направление на исполнение судебных актов, выдачу судебных актов секретарями в срок.
Внедренная во всех судах республики система «Төрелік» разработана с целью учета и контроля движения документов с момента регистрации в судебном органе, отправки на исполнение, до их полного завершения. Ее уникальность заключается в том, что система позволяет вести автоматизированный учет и контроль не только за соблюдением сроков при регистрации, рассмотрении исковых заявлений (жалоб), но и за соблюдением всех процессуальных сроков в целом. «Төрелік» позволяет выполнить сразу три задачи: эффективно организовать работу судей, облегчить и упростить доступ к судебной защите, обеспечить новые возможности для контроля. Очень важно, что ее использование исключает влияние так называемого человеческого фактора, в том числе любых непроцессуальных контактов.
Судебный кабинет — это единое окно подачи физическими и юридическими лицами обращений о защите, восстановлении нарушенных или оспариваемых прав, свобод и интересов. Сервис «Судебный кабинет» обладает интуитивно ясным интерфейсом позволяющим формировать бланки электронных документов, что позволяет пользователям экономить не только временные затраты, но и материальные ресурсы.
Авторизация в сервисе «Судебный кабинет» производится с помощью ЭЦП, ИИН или БИН, а также пароля. При подаче заявления (обращения) представителем юридического лица авторизация осуществляется посредством БИН.
В заключении хочу добавить, что эффективность судебной деятельности, повышение качества правосудия и обеспечение разумных сроков рассмотрения дел во многом определяются уровнем организации и ведения в них делопроизводства.
Асылбек Жолжанов
Главный специалист
Алматинского районного суда
города Астаны