Как узнать: нужна консульская легализация или апостиль?
Если страна, в которой предполагается использовать документ, является участницей Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года — значит нужен штамп «апостиль». В противном случае — консульская легализация. Перечень стран, присоединившихся к данной конвенции указан на официальном сайте Правительства Королевства Нидерландов.
В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую должен представляться легализованный документ, т.к. иногда даже в пределах одного государства разные органы предъявляют разные требования к легализации иностранных документов. Поэтому Вам необходимо уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ.
В соответствии с Гаагской конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства, и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль).
Согласно статье 5 Конвенции, апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран — участниц Гаагской Конвенции.
В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:
- Министерство юстиции Республики Казахстан — на официальных документах, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов;
- Министерство образования и науки Республики Казахстан — на официальных документах, исходящих из органов образования, науки и учебных заведений республики;
- Министерство внутренних дел Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из структурных подразделений миграционной полиции, архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из Специального государственного архива Министерства внутренних дел Республики Казахстан;
- Комитет информации и архивов Министерства культуры и спорта Республики Казахстан — на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан;
- Судебная администрация Республики Казахстан – на официальных документах, исходящих из судебных органов;
- Министерство финансов Республики Казахстан — на официальных документах, исходящих из структурных подразделений Министерства финансов Республики Казахстан и (или) их территориальных подразделений;
- Генеральную Прокуратуру Республики Казахстан (по согласованию) — на официальных документах, исходящих из органов прокуратуры, органов следствия и дознания;
- Министерство обороны Республики Казахстан — на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из специального государственного архива Министерства обороны Республики Казахстан.
Названные органы вправе делегировать полномочия по проставлению апостиля своим территориальным органам.
В целях выполнения Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» от 15 апреля 2013 года, Судебной администрацией Республики Казахстан ( ранее- Департаментом по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан), от 13 апреля 2020 года № 13 утвержден «Стандарт государственной услуги «Апостилирование официальных документов, исходящих из судебных органов».
В случае необходимости апостилирования официальных документов, исходящих из судебных органов, услугополучателю необходимо обратиться в Судебную администрацию либо в его территориальные органы – Департаменты Судебной администрации в областях, городах Астана, Алматы и Шымкент.
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется через:
1) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее – Государственная корпорация);
2) канцелярию Судебной администрации Республики Казахстан по обращениям дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Казахстан;
3) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее — портал).
Данная государственная услуга оказывается физическим и юридическим лицам, предоставляется ежедневно, за исключением субботы, воскресенья, праздничных и выходных дней.
Сроки оказания государственной услуги:
1) с момента сдачи пакета документов: - на портале – 1 (один) рабочий день;
- в отделы филиалов Государственной корпорации, расположенные в областях, городах Астана, Алматы и Шымкент – 1 (один) рабочий день;
- в другие отделы филиалов Государственной корпорации – 5 (пять) рабочих дней;
- по обращениям дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Казахстан – 10 (десять) рабочих дней.
День приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.
2) максимально допустимое время ожидания для сдачи пакета документов – 15 (пятнадцать) минут;
3) максимально допустимое время ожидания обслуживания – 15 (пятнадцать) минут.
Какие документы необходимо представить для апостилирования?
Для получения государственной услуги необходимо предоставить следующие документы:
При обращении услугополучателя (либо его представителя по доверенности) к услугодателю или в Государственную корпорацию:
1) заявление;
2) документ, удостоверяющий личность, либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации);
3) официальный документ, исходящий из судебных органов, представляемый для апостилирования;
4) нотариально заверенная доверенность, в случае представления интересов услугополучателя государственной услуги третьим лицом (для сверки);
5) копия документа, подтверждающего смену фамилии, имени, отчества (при его наличии) услугополучателя (если смена была зарегистрирована после 2008 года на территории Республики Казахстан, документ истребуется из соответствующих информационных систем);
6) документ, подтверждающий оплату в бюджет государственной пошлины за оказание государственной услуги (за исключением случаев оплаты через ПШЭП).
При обращении через портал:
1) электронное заявление, удостоверенное электронной цифровой подписью услугополучателя;
2) электронная копия документа, представленного для проставления апостиля;
3) электронная копия документа, подтверждающего оплату в бюджет государственной пошлины (за исключением случаев оплаты через ПШЭП);
4) электронная копия документа, подтверждающая смену фамилии, имени, отчества (при его наличии) услугополучателя (если смена была зарегистрирована после 2008 года на территории Республики Казахстан, документ истребуется из соответствующих информационных систем).
Сведения о документах, удостоверяющих личность, подтверждающих смену фамилии, имени, отчества, если регистрация актов гражданского состояния была произведена после 2008 года на территории Республики Казахстан, а также о документе, подтверждающем оплату государственной пошлины в бюджет (в случае оплаты через ПШЭП), услугодатель и работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз «электронного правительства».
Услугодатели получают цифровые документы из сервиса цифровых документов через реализованную интеграцию при условии согласия владельца документа, предоставленного посредством зарегистрированного на веб-портале «электронного правительства» абонентского номера сотовой связи пользователя путем передачи одноразового пароля или путем отправления короткого текстового сообщения в качестве ответа на уведомление веб-портала «электронного правительства».
За оказание государственной услуги взимается государственная пошлина в соответствии с подпунктом 7) статьи 615 Налогового кодекса Республики Казахстан в размере 50% от месячного расчетного показателя за каждый апостилируемый документ.
Основания для отказа в приеме документов для апостилирования
В соответствии с пунктом 10 Стандарта в случае представления услугополучателем неполного пакета документов согласно перечню, предусмотренному пунктом 9 Стандарта, услугодатель отказывает в приеме заявления и выдает расписку об отказе в приеме документов установленной Стандартом формы.
Выдача апостилированных документов
Выдача апостилированных официальных документов осуществляется при личном обращении потребителя или его уполномоченного представителя.
В случае несогласия с результатами оказанной государственной услуги потребитель имеет право обратиться с жалобой на имя руководителя Департамента или его заместителей, а также в уполномоченный орган по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг либо в суд.
Людмила Сырымбетова
Главный специалист
организационно-
аналитического отдела
Департамента Судебной
администрации
по Жамбылской области