Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы.
Целевое назначение архива суда — прием на хранение, обеспечение сохранности, учет и использование судебных дел, рассмотренных в установленном порядке, наряды, заведенные согласно номенклатуре дел суда, планы работ, протоколы совещаний, семинарских занятий, обобщения, анализы, переписка и другое.
Архив суда обеспечивает сохранность, учет, отбор, обработку, упорядочение и использование дел, других материалов и документов судопроизводства.
Архивариус суда осуществляют выдачу рассмотренных и сданных в архив судебных дел, руководствуясь следующими правилами:
1) использование документов из архива производится только с разрешения председателя суда;
2) непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности;
3) выдаваемые для ознакомления дела должны быть полностью обработаны и оформлены, т.е. быть прошитыми, пронумерованными, иметь заверительную надпись;
4) при пользовании архивным документом запрещено подчеркивать текст документа, делать пометки, загибать листы;
5) работник архива снимает копии с архивных документов в установленном
руководством суда порядке;
6) при выемке дела из архива производятся соответствующие записи в журналах, составляющий обязательный номенклатурный список суда;
7) при приеме дел в архив суда в обязательном порядке проверяется наличие и состояние всех листов в деле (журнале, наряде) в присутствии лица, их сдающего.
Игнорирование любого из этих условий будет являться нарушением правил работы архива.
С января 2016 года в делопроизводство судов Республики Казахстан внедрена информационная система «Төрелік», в которой имеется инструкция по делопроизводству, в соответствии с которой и организуется работа архива специализированного межрайонного экономического суда ЗКО.
Все дела, материалы и документы при сдаче на хранение в архив суда, согласно срокам хранения, регистрируются и вносятся в учетно-информационный документ (карточка) программы «Төрелік» в электронном виде. Делопроизводство в архиве суда, наряды и журналы регистрации дел и материалов ведутся в электронном виде, в соответствии с номенклатурой дел суда, которая согласовывается с районным госархивом.
Внедрение информационной системы «Төрелік» в делопроизводство архива районного суда значительно облегчило работу специалистов-архивариусов, исключив бумажный документооборот.
В случае необходимости лица, участвовавшие в судебном процессе, могут обратиться в суд с письменным заявлением на имя председателя суда о выдаче им необходимых копий судебных актов, оплатив госпошлину в соответствии с законодательством РК.
Еженедельно в архив суда поступают запросы от граждан, организаций и должностных лиц о предоставлении части информации, хранящейся в архиве. Организация ответов на них составляет значительную долю архивной работы, образуя понятие «справочная работа».
В настоящее время определенные задачи архивного делопроизводства решены при внедрении автоматизированной системы «Төрелік», такие как фиксация даты и результата обжалования решений в вышестоящих инстанциях, фиксация даты вступления решения в законную силу. Всё это и ещё многое другое служит для упрощения и ускорения работы специалиста работающего с архивом при выполнении поставленных перед ним задач.
В перспективе развития информатизации судов планируется всё больше различных судебных документов хранить именно в электронном виде (электронные архивы) что гораздо упростит работу всего суда в целом.
Досмухамбетова Р.Р.
Ведущий специалист
специализированного
межрайонного экономического
суда по Западно-Казахстанской
области